Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem einreichen

Was die Erklärung eigentlich ist

Eine kurze, elektronisch eingereichte Erklärung, in der Sie feststellen, dass Sie die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt haben. Sie benennt den Marktteilnehmer, das Erzeugnis, die Menge, das Erzeugerland und die Grundstücke. Mit der Einreichung übernehmen Sie die rechtliche Verantwortung.

Sie ist kurz, weil die Nachweise nicht hineingehören. Die Prüfung der Grundstücke, die Aufnahmen, der Schriftwechsel mit Lieferanten, die Risikofeststellung bleiben bei Ihnen und müssen fünf Jahre lang auf Anforderung vorgelegt werden können. Die Erklärung behauptet ein Ergebnis, Ihre Akte begründet es.

Vor dem Warenverkehr, nicht danach. Die Erklärung muss vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr eingereicht sein. Der Zoll ist an das Informationssystem angebunden, und eine Sendung ohne Referenznummer wird nicht überlassen. Einreichen ist kein monatlicher Abgleich, sondern eine Voraussetzung für die Bewegung der Ware.

Einreichen, Schritt für Schritt

1. 1.Im Informationssystem registrieren. Der Zugang läuft über das EU-Login und das auf TRACES gestützte Informationssystem. Sie brauchen eine Registrierung als Wirtschaftsbeteiligter und die passenden Benutzerrollen.
2. 2.Die Informationen nach Artikel 9 zusammenstellen. Beschreibung, Handelsname und Art des Erzeugnisses einschließlich des Rohstoffs und, bei Holz, des gebräuchlichen Artnamens. Menge nach Eigenmasse. Erzeugerland, Geolokalisierung aller Grundstücke, Erzeugungszeitraum, Angaben zu Lieferanten und Abnehmern.
3. 3.Die Risikobewertung abschließen. Sofern Sie nicht die vereinfachte Sorgfaltspflicht in einem Land mit geringem Risiko in Anspruch nehmen, führen Sie die Bewertung nach Artikel 10 durch und halten die Feststellung fest.
4. 4.Die Erklärung einreichen. Über die Weboberfläche bei geringen Mengen, über die Schnittstelle für den laufenden Betrieb. Bei mehr als ein paar Erklärungen pro Woche stößt die manuelle Eingabe an ihre Grenzen.
5. 5.Die Referenznummer festhalten. Das System gibt eine Referenznummer und eine Verifizierungsnummer zurück. Beide begleiten die Sendung, zum Zoll und zu Ihrem Abnehmer.
6. 6.Die Nachweise aufbewahren. Fünf Jahre, abrufbar.

Wie Referenznummern weitergereicht werden

Die Konstruktion sieht vor, dass die Arbeit am Grundstück einmal geschieht, beim erstmaligen Inverkehrbringen, und alle folgenden Stufen sie durch Verweis übernehmen, statt sie zu wiederholen.

• Ein Marktteilnehmer reicht eine Erklärung ein und erhält eine Referenznummer.
• Wer auf einer späteren Stufe ein neues relevantes Erzeugnis schafft, reicht eine eigene Erklärung ein und verweist auf die vorgelagerten Nummern.
• Ein großer Händler sammelt die Referenznummern und reicht entsprechend ein.
• Ein kleines Händlerunternehmen sammelt und bewahrt die Nummern auf, ohne einzureichen.

Der Verweis bringt eine Pflicht mit sich. Sie müssen sich vergewissern, dass die Sorgfaltspflicht vorgelagert tatsächlich erfüllt wurde. Eine Nummer zu erhalten ist nicht dasselbe wie berechtigt zu sein, sich darauf zu verlassen. War die zugrunde liegende Arbeit erfunden, wandert das Risiko mit der Nummer.

Was zurückgewiesen wird oder auffällt

• Koordinatenreihenfolge. GeoJSON beginnt mit der Länge. Vertauschte Paare werden zurückgewiesen oder verorten Ihre Grundstücke auf der falschen Erdhälfte.
• Nicht geschlossene Polygonringe. Erster und letzter Punkt müssen exakt übereinstimmen.
• Abweichende Mengen. Eine Eigenmasse in der Erklärung, die der Zollanmeldung widerspricht, fällt sofort auf.
• Abweichende HS-Codes. Der Code in der Erklärung muss dem entsprechen, was tatsächlich angemeldet wird.
• Fehlende Artnamen bei Holz. Gebräuchlicher und, wo gefordert, wissenschaftlicher Name, häufig vergessen bei zusammengesetzten Holzerzeugnissen.
• Unbestimmtes Erzeugerland. „Verschiedene“ ist kein Land. Stammt eine Sendung aus mehreren Ländern, müssen alle Länder angegeben werden.

Was sich im Mai 2026 geändert hat

• Eine vereinfachte Erklärung für Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen, die selbst erzeugen.
• Keine laufende Abgabe für diese Unternehmen, sofern sie in einem Land mit geringem Risiko ansässig sind.
• Freiwillige Bündelung, sodass gemeinsam statt einzeln eingereicht werden kann.
• Ein überarbeitetes Informationssystem, das die technischen Probleme der zweiten Verschiebung behebt. Es ist am 13. Juli 2026 wieder geöffnet worden.

Machen Sie eine Probeeinreichung vor Dezember. Nehmen Sie eine echte Sendung und führen Sie sie vollständig durch: Registrierung, Grundstücksdaten, Prüfung, Risikofeststellung, Einreichung. Alles, was fehlt, zeigt sich dabei, und eine Lücke beim Lieferanten im August zu finden ist weit billiger als im Januar an der Grenze.