EUDR-Aufbewahrung: fünf Jahre, jährliche Überprüfung, öffentlicher Bericht

1. Nachweise fünf Jahre aufbewahren

Marktteilnehmer bewahren die Dokumentation der erfüllten Sorgfaltspflicht, also die Informationen nach Artikel 9, die Risikobewertungen und die Minderungsmaßnahmen, fünf Jahre ab dem Inverkehrbringen, der Bereitstellung oder der Ausfuhr auf. Händler bewahren auf, von wem sie bezogen und an wen sie geliefert haben, samt Referenznummern.

Zwei Dinge an dieser Frist werden übersehen. Sie läuft ab dem Geschäftsvorfall und nicht ab dem Kalenderjahr, sodass eine auf Jahresordner angewandte Aufbewahrungsregel Unterlagen zu früh vernichtet. Und sie gilt je Sendung: Ein Grundstück, aus dem Sie 2027 und erneut 2030 bezogen haben, braucht seine Nachweise bis 2035.

Was Aufbewahren praktisch heißen muss

Der Maßstab ist, dass Sie das Material einer zuständigen Behörde auf Anforderung vorlegen können. Das ist mehr, als es irgendwo zu haben.

• Nach Sendung und nach Grundstück auffindbar. Eine Behörde fragt nach einer bestimmten Lieferung oder einem bestimmten Stück Land. Ein Archiv nach Lieferant oder nach Monat beantwortet weder das eine noch das andere schnell.
• Einschließlich der Aufnahmen, auf die Sie sich gestützt haben. Satellitendatensätze werden nachbearbeitet. Eine Prüfung 2031 erneut laufen zu lassen reproduziert nicht, was Sie 2026 gesehen haben, also muss das Bild von damals der Nachweis sein.
• Einschließlich der Begründung, nicht nur des Ergebnisses. Ein gespeichertes „bestanden“ ohne Aufzeichnung dessen, was geprüft wurde, ist die häufigste Schwäche in einer Kontrolle.
• Personalwechsel und Systemwechsel überdauernd. Fünf Jahre reichen, dass die entscheidende Person das Haus verlassen hat und die Werkzeuge ausgetauscht wurden.

E-Mail ist kein Aufbewahrungssystem. Der größte Teil der inhaltlichen Arbeit, also das Nachfassen bei einer Kooperative, das Aufklären eines Hinweises, die Verständigung darüber, was ein Lieferant belegen kann, passiert in E-Mails und Tabellen. Bleibt es dort, stirbt die Aufzeichnung mit dem Postfach.

2. Die Regelung jährlich überprüfen

Die Sorgfaltspflichtregelung ist mindestens einmal jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren, sobald sich etwas Wesentliches ändert: ein neuer Lieferant, eine neue Herkunft, eine neu eingestufte Länderklasse, ein begründetes Bedenken oder neue Erkenntnisse zu einem bekannten Grundstück.

Eine Überprüfung, die sich lohnt, stellt vier Fragen.

1. 1.Hat sich eine Länderklassifizierung geändert, auf die wir uns gestützt haben? Ein Land, das von geringem auf Standardrisiko wechselt, entzieht der vereinfachten Sorgfaltspflicht rückwirkend die Grundlage.
2. 2.Hat sich unser Anwendungsbereich geändert? Anhang I hat sich im Mai 2026 bewegt. Erzeugnisse, die Sie zuvor zu Recht ausgeschlossen haben, können nun erfasst sein.
3. 3.Wo ist der Prozess tatsächlich gescheitert? Zurückgewiesene Einreichungen, nicht kartierbare Grundstücke, Lieferanten ohne Rechtmäßigkeitsnachweis. Das sind die echten Befunde.
4. 4.Werden die Kontrollen eingehalten? Unternehmen, die keine KMU sind, brauchen eine unabhängige Prüffunktion, die Leitlinien, Kontrollen und Verfahren überprüft, und nicht das operative Team, das sich selbst benotet.

3. Öffentlich berichten, sofern Sie kein KMU sind

Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, veröffentlichen jährlich und so breit wie möglich, auch im Internet, einen Bericht über ihre Sorgfaltspflichtregelung. Er beschreibt die Schritte zur Einhaltung und ist ein öffentliches Dokument, gelesen von Kunden, Organisationen und Journalisten ebenso wie von Behörden.

Wer bereits nach der CSRD berichtet, kann den EUDR-Bericht dort einbetten und vermeidet damit zwei parallele Erzählungen über dieselbe Lieferkette.

Der öffentliche Bericht ist eine Zusage, keine Beschreibung. Was Sie über Ihre Sorgfaltspflichtregelung veröffentlichen, wird zum Maßstab, an dem Sie gemessen werden. Beschreiben Sie, was Sie tatsächlich tun. Eine ambitionierte Darstellung der Prüfung je Grundstück, die Ihre Akten nicht tragen, ist schlechter als eine bescheidene, die stimmt.

Was konkret aufzubewahren ist